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Bubla & Bubla News |
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Dienstreise- Aufzeichnungen |
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Kurt Kogelbauer – Werbung
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Montag, 28. September 2009 |
In letzter Zeit können wir immer öfter beobachten, dass im Rahmen von
„Lohnprüfungen“ (korrekt heißen diese „gemeinsame Prüfungen
lohnabhängiger Abgaben“ oder kurz GPLA) die Ordnungsmäßigkeit von
Dienstreiseaufzeichnungen überprüft wird. Und leider müssen wir dann
auch immer wieder feststellen, dass die geführten Aufzeichnungen den
strengen Anforderungen der Behörden bzw. der Judikatur nicht Genüge
tun. Und das kann dazu führen, dass zwar grundsätzlich steuerfreie
Reisekostenvergütungen oder Kilometergelder im Nachhinein den
Lohnabgaben unterworfen werden und es so zu einer Abgabennachzahlung
kommt.
Reisekostenabrechnungen
Um nachweisen zu können, dass auch tatsächlich eine Dienstreise vorliegt und die steuerbefreiten Tagesgeldsätze nicht über-schritten werden, sollte eine ordnungsge-mäße Abrechnung mindestens folgende Informationen enthalten:
• Name des Dienstnehmers
• Datum der Abreise und der Ankunft
• Uhrzeit der Abreise und der Ankunft
• Ziel der Dienstreise (unter Bekanntgabe des Reisewegs)
• Zeitpunkt des Grenzübertritts bei Dienstreisen ins Ausland
• Zweck der Dienstreise
• Hinweis auf Essenseinladungen, die zu einer Kürzung des steuerfreien Tagesgeldes führen
Fahrtenbuch
Werden Kilometergelder steuerfrei ausbe-zahlt, muss grundsätzlich ein ordnungsge-mäßes Fahrtenbuch vorliegen, welchem folgende Angaben entnommen werden können:
• Bezeichnung des verwendeten Kraftfahrzeugs
• Datum der Fahrt
• Uhrzeit der Abreise und der Ankunft
• Dauer der Fahrt
• Kilometerstand zu Beginn und am Ende der Fahrt
• Anzahl der zurückgelegten Kilometer
• Ausgangspunkt und Ziel der Fahrt (unter Bekanntgabe des Reisewegs)
• Zweck der Fahrt
• Unterschrift des Dienstnehmers
Besonders wichtig für die Praxis ist auch, dass ein Fahrtenbuch, das im Computerprogramm Microsoft-Excel geführt worden ist, grundsätzlich NICHT den Anforderungen an ordnungsgemäße Aufzeichnungen entspricht, da dieses Programm eine nachträgliche Veränderung der einmal erfassten Daten weder ausschließt noch aufzeichnet.
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